Gelungenes Einlassmanagement – Teil 1: Outdoor-Events

Jede Veranstaltung lebt von einem guten Einlassmanagement. Stellen Sie sich vor, Ihre Besuchenden sind schon zu Beginn genervt durch eine schlecht organisierte Einlass-Situation… Das wollen wir in jedem Fall vermeiden. Hier stellt natürlich jedes Event seine eigenen Ansprüche. Abhängig von der Anzahl der Besuchenden und den Gegebenheiten vor Ort müssen somit meist individuelle Lösungen gefunden werden.

Im ersten von zwei Teilen zum Thema Einlassmanagement schauen wir uns Outdoor-Veranstaltungen an. Damit zielen wir insbesondere auf Veranstaltungen wie Festivals ab, deren gesamte Infrastruktur neu errichtet wird. Anders als in bekannten Versammlungsstätten muss der Veranstalter das Einlassmanagement hier von vorne herein mitdenken, die Infrastruktur zum Aufbau einplanen und kann gegebenenfalls nicht auf Erfahrungswerte zurückgreifen.

Den zweiten Teil zum Einlassmanagemant in festen Locations (bzw. Versammlungsstätten) verlinken wir entsprechend hier.

Besondere Zeiten, besondere Maßnahmen

Spätestens während der Corona-Pandemie sind die Anforderungen an ein gelungenes Einlassmanagement noch einmal in den Fokus gerückt. Neben Tickets wurden nun auch beispielsweise Test- oder Impfnachweise kontrolliert und Personen sollten 1,50 Meter Abstand zu allen Seiten halten können. Das bedeutet zum einen, dass für die Einlass-Situation pro Person mehr Zeit eingeplant werden musste. Zum anderen bedeutete es auch, dass mehr Platz berücksichtigt werden musste. Das ist besonders bei bereits bestehenden Versammlungsstätten durchaus eine Herausforderung. Um Kontakte zu vermeiden gerieten auch digitale Lösungen für das Einlassmanagement immer mehr in den Fokus.

Egal ob ein Kongress mit 100 Teilnehmenden oder ein Großkonzert mit tausenden Besuchenden: Vom Start in das Event hängt oft der weitere Verlauf ab. Sind alle Besuchenden rechtzeitig vor Ort und auf ihren Plätzen? Kann die Veranstaltung also pünktlich starten? Oder ergibt sich eine Verzögerung, weil nicht ohne die Hälfte des Publikums, das noch am Einlass wartet, begonnen werden kann?

Besonders spannend wird es auch, wenn ein etabliertes Event wie beispielsweise die Hamburg Harley Days nicht mehr kostenlos für die Besuchenden ist. Hier musste der Veranstalter die komplette Situation rund um den Einlass neu kalkulieren. Mehr dazu findet sich hier im dazugehörigen Artikel.

Die wichtigsten Punkte für Ihr Einlassmanagement-Konzept

Für ein gelungenes Einlassmanagement spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

• die Location und ihre räumlichen Bedingungen (Fläche zum Bilden von Schlangen und Anzahl Einlasspunkte)
• die erwartete Anzahl der Teilnehmenden/ Besuchenden
• die Struktur der Teilnehmenden-/ Besuchenden-Gruppen (Dynamik, Alter, Gewaltbereitschaft usw.)
• Einlass-Zeiten vor Beginn oder kontinuierlicher Zu- oder Abfluss von Teilnehmenden/ Besuchenden
• Vorbereitungszeiten für Aufbau von Einlasspunkten/ Schleusen und Briefing der Mitarbeitenden
• das Einlasspersonal und dessen Qualifikationen
• das Durchführen von Bodycheck oder Taschenkontrolle (inkl. Berechtigung zur Kontrolle und Infrastruktur zur Aufbewahrung konfiszierter Gegenstände)
• die Anforderungen und Bedingungen am Einlass (Arbeit mit digitalen Systemen/ Scannern oder Sichtkontrolle, zusätzlich zu kontrollierende Nachweise, weitere [möglicherweise behördliche] Auflagen)

Abhängig von der Location gibt es mit Sicherheit noch weitere Punkte, die bedacht werden müssen.

Erfahrene Einlass- oder Crowd-Manager berücksichtigen all diese Punkte und erstellen ein entsprechendes Konzept. So sind sie bestenfalls auf alle möglichen Sonderfälle oder Situationen vorbereitet und ermöglichen den Besuchenden einen zügigen Zutritt zur Veranstaltung.

Die Einlass-Situation gestalten

Abhängig von den Möglichkeiten vor Ort kann die Einlass-Situation angenehmer oder interessant gestaltet werden. Je nach Event-Charakter können beispielsweise bereits vor dem Einlass Getränke oder Snacks angeboten oder Informationsmaterial bzw. Flyer zu weiteren Veranstaltungen ausgelegt werden. Monitore, auf denen man Informationen einspielen kann, oder bewegte Bilder, die zur Veranstaltung passen, sind oft ebenfalls hilfreich. Dies sorgt für Ablenkung von der Wartezeit und gibt bereits wichtige Informationen zum weiteren Ablauf.

Dabei sollte auch immer berücksichtigt werden, dass es Besuchende geben wird, die erst kurz vor oder kurz nach Beginn der Veranstaltung am Veranstaltungsort eintreffen werden. Der Einlass sollte also auch eine gewisse Zeit nach dem Veranstaltungsbeginn besetzt und voll einsatzfähig sein.

Hat die Veranstaltung begonnen und ist es unwahrscheinlich, dass noch weitere Besuchende eintreffen, kann das Einlasspersonal möglicherweise andere Aufgaben übernehmen. Dies hängt natürlich von der Aufgabenverteilung im allgemeinen ab – hat das Einlass-Team nur diese eine Aufgabe und läuft völlig unabhängig von den sonstigen Positionen an Verkaufsständen, Bars oder ähnlichem, ist der Einsatz nun vielleicht sogar schon beendet. Allerdings muss der Einlassbereich möglicherweise noch umgebaut werden: Einlass-Schleusen sollten beispielsweise abgebaut und aus dem Weg geschaffen werden, damit der Abfluss der Besuchenden nach dem Ende der Veranstaltung nicht behindert wird und auch bei Notfallszenarien schnell vonstatten gehen kann.

Kommunikation mit den Besuchenden

Der Einlass ist oft der erste Kontakt der Besuchenden zum Event-Personal. Hier ist also ein offenes und freundliches Auftreten besonders wünschenswert. Die Besuchenden werden willkommen geheißen und dadurch idealerweise direkt positiv auf das anstehende Event eingestimmt.

Bestenfalls wird der Kontakt von den Besuchenden zum Einlass-Personal auch dafür genutzt, wichtige Informationen zu vermitteln. Die Besuchenden haben hier oftmals zum ersten Mal die Möglichkeit, ihrerseits Fragen zu stellen. Und hier gibt es oft zwei Standardfragen, auf die das Personal vorbereitet sein sollte: „Wo befinden sich die Toiletten?“ und „Wo muss ich denn jetzt hin?“. Die zweite Frage ist immanent, denn die Besuchenden befinden sich oft an einem ihnen fremden Ort oder sind zumindest nicht regelmäßig an diesem Veranstaltungsort/ der Event-Location. Um die Besuchenden direkt in die gewünschte Richtung weiterzuleiten, kann man ihnen diese Frage auch vorwegnehmen.

Solch eine Weiterleitung der Gäste führt außerdem dazu, dass diese den Einlass-Bereich zügig verlassen und sich nicht direkt nach der Ticket-Kontrolle ein Stau ergibt.

Optimale Lenkung der Besuchenden im Einlassmanagement

Da die Besuchenden einer Veranstaltung, wie bereits angemerkt, oftmals fremd an diesem Ort und teilweise orientierungslos sind, muss das Personal entsprechend agieren. Kommunikation löst dies aber nicht komplett.

Banner, Fahnen oder Schilder sind beispielsweise hilfreiche Elemente, die genutzt werden können, um die Besuchenden zu leiten. Gibt es unterschiedliche Schlangen für die Gästeliste oder andere Ticket-Inhaber? Findet eine Akkreditierung statt oder müssen bestimmte weitere Dokumente bereitgehalten werden? Gibt es verbotene Gegenstände oder eine zulässige Größe für Taschen, die nicht überschritten werden darf? All diese Informationen sollten im besten Fall bereits beim Ticketkauf gegeben werden oder auf einer Website aufbereitet werden. Der Veranstalter muss jedoch damit rechnen, dass sich nicht alle Besuchenden auf ihren Eventbesuch vorbereiten. Die wichtigsten Informationen sollten also auffällig aufbereitet und vor Ort präsentiert werden. Die Einlass-Situation kann so übersichtlicher gestaltet und zügiger durchgeführt werden.

Zu der visuellen Lenkung der Besuchenden kommt natürlich auch noch die physische Lenkung hinzu. Hier kann ganz klassisch auf Gitter, Absperr-Bänder (Tensatoren) oder Kordeln zurückgegriffen werden. Besonders in Kombination mit Schildern, die die einzelnen Schlangen oder Bereiche markieren, entsteht so eine für die Besuchenden übersichtliche Situation. Hilfreich ist auch, dass flexibel einsetzbare Einzel-Elemente zum Einsatz kommen, die nach Bedarf umgebaut werden können.

Aus der Situation und den Daten lernen

Wird mit einem digitalen Tool für das Einlassmanagement gearbeitet, sollten diese Daten auch genutzt werden. Insbesondere bei wiederkehrenden Veranstaltungsformaten kann es interessant sein, zu analysieren, wann die meisten Gäste eingetroffen sind. So kann die Einlass-Situation entsprechend gestaltet oder personell verstärkt werden. Möglicherweise stellt sich dabei auch heraus, dass in der ersten Hälfte der geplanten Einlasszeit nur 10% der Besuchenden gekommen sind. Das ist eine interessante Information für die weitere Personalplanung sein.

Aus der genauen Beobachtung des Einlassgeschehens lässt sich auch ableiten, ob das Material für die Absperrungen in ausreichender Zahl vorhanden war oder ob für die Besuchenden ausreichend Fläche vorhanden war, um sich anzustellen. Des weiteren bietet es sich an, regelmäßig die Zeit zu stoppen, die beispielhaft ausgewählte Besuchende benötigen, um das Einlass-Prozederes zu durchlaufen.

Um hier den Überblick zu behalten und je nach Bedarf die richtigen Maßnahmen einzuleiten, sollte das Einlassmanagement von einer Person überwacht und koordiniert werden, die ihrerseits nicht selbst in die einzelnen Tätigkeiten eingebunden ist. Diese koordinierende Person kann auch als Bindeglied zum Auftraggeber fungieren und zu Konfliktsituationen mit Besuchenden hinzugerufen werden. Diese Person muss zudem mit den Regeln zur Entfluchtung und dem Handeln in Notfallsituationen vertraut sein.

Was tun bei kontinuierlichem Zu- oder Abfluss von Besuchenden?

Bei einem Festival oder Straßenfest verhält es sich natürlich ein wenig anders. Hier existiert die klassische Situation, dass es einen bestimmten Zeitpunkt gibt, zu dem alle Besuchenden erwartet werden, nicht unbedingt. Sicher gibt es auch hier oft verschiedene Highlights wie Top-Acts im Bühnenprogramm oder Key-Speaker auf einer Convention. Naturgemäß erwarten wir hier das Gros der Besuchenden. Die Besuchenden reisen aber nicht innerhalb eines bestimmten Zeitfensters an oder ab, sondern können während der gesamten Veranstaltungszeit flexibel zu- oder abfließen.

Hier kann das Einlasspersonal also nicht nach einer planmäßigen Einlasszeit und nach Beginn des Events auf anderen Positionen unterstützen oder den Feierabend antreten. Bei solchen Events ist eine dauerhafte Besetzung des Einlasses unbedingt notwendig.

Übt das Einlasspersonal, bzw. in diesem Fall der eingesetzte Sicherheitsdienst, das Hausrecht aus, ist hierfür eine spezielle Qualifikation erforderlich. Den Zutritt zur Veranstaltung darf zum Beispiel nur Personal verwehren, das eine Sachkundeprüfung nach § 34a Gewerbeordnung abgelegt hat bzw. zumindest eine Unterrichtung absolviert hat. 

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrer Veranstaltung!

Durch eine erfolgreich abgelegte Sachkundeprüfung im Bewachungsgewerbe nach § 34a Gewerbeordnung ist Dominic Blechert zur Anleitung eines Sicherheitsdienstes bei zugangsgeschützten Großveranstaltungen qualifiziert.

Die EventMind UG (haftungsbeschränkt) ist zudem ein zugelassenes Bewachungsunternehmen. 

Mehrere Jahre Erfahrung im Veranstaltungs- und Einlassmanagement runden die Expertise ab und bieten Ihnen viele Vorteile und Lösungen aus einer Hand.

Verschaffen Sie sich gerne einen Überblick über unsere Leistungen und nehmen Sie einfach unverbindlich Kontakt zu uns auf.